1. Allgemein
1.1. Standanmeldung
Die Standanmeldeung erfolgt per Onlineformular.
Nur zugelassene Stände erhalten einen Vertrag per PDF.
Mit Unterzeichnung des Vertrages erkennt der Aussteller alle Teilnahme-bedingungen verbindlich an und hat dafür einzustehen, dass auch die von ihm beschäftigten Personen diese einhalten.
1.2. Gemeinschaftsaussteller
Wollen mehrere Firmen an einem Stand ausstellen, haben diese einen bevoll-mächtigten Vertreter zu benennen, mit dem der Veranstalter verhandelt und der für eventuelles Verschulden der Vollmachtgeber genauso haftet wie für eigenes Verschulden. In den Verzeichnissen wird nur der Hauptaussteller genannt. Die Nennung der Mitaussteller wird mit einer Gebühr von 50 € pro Mitaussteller berechnet.
1.3. Teilnahmebestätigung
Die Übersendung der Vertragsunterlagen ist ein unverbindliches Angebot. Erst mit der Unterschrift durch den/DIE AUSSTELLER_IN entsteht ein Ausstellungsvertrag zwischen Aussteller_IN und Veranstalter, an den der/die Aussteller_in bis zur Durchführung der Veranstaltung gebunden ist.
1.4. Beschränkungen
Der Veranstalter kann einzelne Anbieter von der Teilnahme an der Veranstaltung ausschließen, insbesondere dann, wenn das Konzept der Veranstaltung dies erfordert oder wenn die zur Verfügung stehende Ausstellungsfläche nicht ausreicht.
1.5. Abweichung von der Anmeldung
Nimmt der Veranstalter das Angebot unter Erweiterungen, Einschränkungen oder anderen Änderungen an, hat der Aussteller 10 Tage Widerspruchsrecht. Dieses kann ausschließlich in schriftlicher Form wahrgenommen werden.
1.6. Standzuteilung
Die Standzuteilung erfolgt unter Berücksichtigung der Nachfrage, der zur Verfügung stehenden Ausstellungsfläche, technischer Anforderungen und eventueller konzeptioneller Belange des Veranstalters. Die Platzierungswünsche der Ausstellerfirmen werden nach Möglichkeit berücksichtigt, bedeuten jedoch keine automatische Zusage seitens der Veranstalter.
Der Veranstalter ist zu jeder Platzzuteilung und zu jeder Änderung einer vorgenommenen Platzzuteilung ermächtigt.
Die Lage und die Besetzung der angrenzenden Stände können sich gegenüber dem Zeitpunkt der Teilnahmebestätigung ändern. Diese Änderungen haben keinerlei Einfluss auf den Vertragsinhalt bezüglich des eigenen Standes und begründen keinerlei Ersatz- oder Vertragsänderungsansprüche bzw. Kündigungsrechte des Ausstellers.
2. Zahlungsbedingungen
2.1. Zahlungstermin
Alle Standspenden sind vor Tagungsbeginn und innerhalb der angegebenen Zahlungsfrist zuüberweisen; anderenfalls wird der Standaufbau nicht gestattet.
2.2. Rücktritt
Sagt ein Aussteller seine Teilnahme bis 12 Wochen vor Veranstaltungsbeginn ab und gelingt eine anderweitige Vermietung des Standes, hat der Veranstalter gegenüber dem Erstmieter einen Anspruch auf Kostenerstattung in Höhe von 25 % der bis zur Stornierung gebuchten Fläche. Gelingt keine weitere Vermietung oder erfolgt die Stornierung weniger als 12 Wochen vor der Veranstaltung, beträgt dieser Anspruch 100 %. Auf die teilweise Stornierung findet die Regelung sinngemäß Anwendung.
3. Ausstellungsflächen, Standgrenzen
Die gemietete Standfläche wird vor Aufbaubeginn vom Veranstalter gekennzeichnet. Ein Überschreiten der Standgrenzen ist im Interesse der anderen Aussteller, der Sicherheit und der Gewährleistung der Verkehrswege nicht möglich. Geringfügige Abweichungen der Standfläche (bis 5 %) begründen keinen Reklamationsanspruch oder Nachberechnung. Ein vorheriges Besichtigen und Ausmessen der Standfläche wird empfohlen. Pfeiler und andere Einschränkungen der Nutzbarkeit gehören ggf. zur gemieteten Fläche. Berechtigte Reklamationen sind dem Veranstalter unverzüglich mitzuteilen. Eine spätere Geltendmachung entbindet den Veranstalter von jeder Verpflichtung; ebenso ausgeschlossen sind Minderungsansprüche.
4. Standgestaltung
Alle Stände sind an sichtbarer Stelle mit dem Firmennamen zu versehen. Eventuell dafür benötigte Blenden sind so anzubringen, dass sie die Standhöhe nicht überragen.
Die interne Ausgestaltung des Standes bleibt den Ausstellern überlassen. Sie soll so vollzogen werden, dass sie sich harmonisch in das Gesamtbild einfügt und Besucher und Nachbarstände nicht beeinträchtigt oder belästigt.
5. Hinweise zum Standbau
Die Ausstellungsstände und Einrichtungen sind von den Ausstellern selbst mitzubringen und aufzubauen. Tische, Stühle und Elektroanschlüsse können kostenpflichtig angemietet werden. Ein entsprechendes Formular wird den Ausstellern bei Nachfrage zugesandt.
Alle Stände im Aussenbereich sind mit selbsttragenden Seiten- und Rückwänden zu erstellen. Für Beschädigungen ist der jeweilige Aussteller schadenersatzpflichtig.
5.1. Standmaterial
Alle verwendeten Materialien müssen den sicherheits- und brandschutztechnischen Bestimmungen entsprechend schwer entflammbar sein (B1, DIN 4102).
Sofern ausstellereigene Teppichböden verlegt werden sollen, dürfen sie nicht mit dem Boden verklebt werden. Ist zur Fixierung eine Verklebung erforderlich, so müssen zusätzlich Holz- oder Pressspanböden verlegt werden (auf denen dann die Verklebung erfolgt). Es sind ausschließlich rückstandsfreie Klebstoffe und so genannte Verleggitter zulässig.
An Wänden, Säulen, Decken, Fenstern etc. dürfen Standwände, Plakate, Schilder o. ä. nicht mit Nägeln, Schrauben, Klebeband oder Klebstoff befestigt werden. Für evtl. Schäden haftet der Aussteller. Die Standplätze sind nach der Ausstellung in einwandfreiem, besenreinem Zustand zu hinterlassen.
5.2. Abfall
Es sei darauf hingewiesen, dass wenig und umweltfreundliches Verpackungsmaterial benutzt werden sollte. Kisten, Paletten, Folien und sonstiger anfallender Abfall sind von jedem Aussteller selbst zu entsorgen, siehe Ausstellervertrag.
6. Elektroanschlüsse
Die Elektroanschlüsse werden lt. Bestellung zum Stand verlegt. Für Netzstörungen und durch Gerätedefekte verursachte Störungen übernimmt der Veranstalter keine Haftung. Die Versorgung mit Elektrizität wird durch örtlich eingesetztes Fachpersonal sichergestellt. Der Aussteller kann sich auf eigene Kosten durch den zugelassenen Elektroinstallateur Sonderbeleuchtung etc. legen lassen. Wechselstrom- und Drehanschlüsse sind nur in begrenztem Umfang vorhanden. Sonderinstallationen müssen sind durch den Aussteller zu tragen.
7. Sicherheitsvorschriften
Sämtliche Feuermelder, Hydranten, elektrische Verteiler, Schalttafeln und Fernsprechverteiler müssen frei zugänglich bleiben. Während der Ausstellung und des Auf- und Abbaus ist auf die Einhaltung aller polizeilichen und sonstiger behördlichen Vorschriften zu achten. Die Veranstalter behalten sich das Recht vor, Abänderungen offensichtlich unzureichender Standaufbauten oder die Entfernung solcher Stände, die sich als ungeeignet, belästigend oder gefährdend erweisen, zu verlangen. Stoffdecken sind nicht zulässig.
8. Dienstleistungen
Dienstleistungen wie Standreinigung, Standbewachung, Hostessen, Blumenlieferungen sind dem Veranstalter 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn anzuzeigen.
9. Bild- und Tonaufnahmen
Diesbezügliche Aufnahmen bzw. Übertragungen des Ausstellers oder Dritter bedürfen der Zustimmung des Veranstalters. Der Veranstalter ist berechtigt, Fotografien, Zeichnungen sowie Film- und Videoaufnahmen vom Ausstellungsgeschehen und den Ausstellungsständen anfertigen zu lassen und für die Werbung oder Presseveröffentlichungen zu verwenden, ohne dass der Aussteller Einwände dagegen erheben kann.
10. Haftung
Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Diebstahl und Verletzungen von Personen während des Auf- und Abbaus sowie während der Veranstaltung. Der Aussteller haftet für jeden Personen- und Sachschaden, der durch die Verwendung und Präsentation seiner Standbauelemente, Objekte und Exponate entsteht. Den Ausstellern wird der Abschluss einer eigenen Haftpflicht- und Diebstahlsversicherung empfohlen.
Ebenso wird keine Haftung übernommen für Verluste oder Schäden, die durch Störungen in der Zuführung der E-Anschlüsse entstehen. Darüber hinaus garantiert der Veranstalter nicht für den Erfolg der Ausstellung, d. h. für Besucherzahlen und Kongressteilnehmer.
Haftungsausschluss besteht ebenfalls bei baulichen Mängeln/Maßnahmen des Tagungsortes, der technischen Ausstattung und dem für die Veranstaltung gemieteten Personal.
11. Rechtsweg
11.1. Höhere Gewalt
Ist der Veranstalter infolge höherer Gewalt oder aus anderen, von ihm nicht zu vertretenden Gründen genötigt, einen oder mehrere Ausstellungsbereiche vorübergehend oder auch für längere Dauer zu räumen, die Ausstellung zu verschieben, zu verkürzen oder zu verlängern, so erwachsen dem Aussteller hieraus weder Rücktritts- oder Kündigungsrechte noch sonstige Ansprüche, insbesondere Schadenersatzansprüche gegenüber dem Veranstalter.
Sollte die Tagung aus irgendeinem Grund eingeschränkt oder abgesagt werden müssen, ergeben sich daraus keine Ansprüche gegen den Veranstalter. Dieser Haftungsausschluss erstreckt sich auch auf kurzfristig notwendig werdende Änderungen der Standabmessung, Platzierung o. ä.
Sollte die Veranstaltung ersatzlos abgesagt werden müssen, so wird ein Realkostenvergleich geschlossen. Alle Kosten die bisher angefallen sind und im tatsächlichen Veranstaltungszusammenhang stehen werden konsolidiert und allen Aussteller_innen zu gleichen Teilen von der bereits entrichteten Standspende abgezogen, jedoch nicht mehr als 25%.
11.2. Gesetzliche Bestimmungen
Behördliche Genehmigungen hat grundsätzlich der Aussteller einzuholen. Ausschließlich der Aussteller trägt auch die Verantwortung dafür, dass an seinem Stand die gewerberechtlichen, polizeilichen, gesundheitsrechtlichen und sonstigen Bestimmungen eingehalten werden. Sollte wegen Verstoß gegen diese Bestimmungen die Teilnahme an der Veranstaltung nicht genehmigt werden oder vor Beendigung der Veranstaltung ein Standabbau erforderlich sein, hat der Aussteller daraus keinerlei Ansprüche auf Kostenrückerstattungen gegenüber dem Veranstalter.
11.3. Vertragsstrafe
Verstößt der Aussteller gegen o. g. Vorschriften, kann der Veranstalter nach erfolgloser Abmahnung unbeschadet der Geltendmachung von Folgekosten eine Vertragsstrafe in Höhe von mindestens 250,00 € je Veranstaltungstag geltend machen.
11.4. Schlussbestimmungen
Abweichungen vom Vertrag sind nur rechtskräftig, wenn diese vom Veranstalter schriftlich bestätigt wurden oder mündlich von befugten Vertretern des Veranstalters während der Veranstaltung oder des Veranstaltungsaufbaus vorgebracht wurden und durch den Veranstalter nachweisbar angenommen wurden.
Ansprüche des Ausstellers gegen den Veranstalter verfallen in sechs Monaten, sofern dem die gesetzlichen Bestimmungen nicht entgegenstehen.
Sind einzelne Bestimmungen der Teilnahmebedingungen unwirksam, ist die Gültigkeit der anderen Regelungen nicht berührt. Die unwirksamen Bedingungen sind so zu ändern, dass der beabsichtigte Zweck erreicht wird.
Gerichtsstand für alle die Ausstellung betreffenden Punkte ist Saarbrücken.